Οι μαλακές δεξιότητες είναι σημαντικές για την επιτυχία ενός έργου, αλλά δεν μπορούν να μετρηθούν εύκολα. Μερικές από τις πιο κρίσιμες μαλακές δεξιότητες για τους διαχειριστές έργων περιλαμβάνουν:
- Επικοινωνία
- Συνεργασία
- Επίλυση προβλήματος
- Διαχείριση χρόνου
- Ηγεσία και κίνητρο
- Συναισθηματική νοημοσύνη και ψυχραιμία
- ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ
Πάρε μακριά: Η ικανότητα ανάπτυξης αυτών των δεξιοτήτων μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ ενός επιτυχημένου Project Manager και ενός αποτυχημένου.
Ο καθένας έχει μια ελαφρώς διαφορετική προσέγγιση και άποψη σχετικά με τη διαχείριση έργου. Πολλοί έχουν ένα προσωπικό αγαπημένο από την άποψη της διαχείρισης χρόνου ή των εργαλείων παραγωγικότητας. Και με βάσιμους λόγους, καθώς τόσα πολλά από τη διαχείριση έργων είναι μοναδικά – είναι μια συγχώνευση των πραγμάτων που λειτουργούν για εσάς. Ωστόσο, αυτές οι επτά soft skills μπορούν να σας βοηθήσουν ανεξάρτητα από το πώς προσεγγίζετε τα έργα. Οι διαχειριστές έργων συχνά απεικονίζονται ως ένα είδος υπεράνθρωπης φυλής – αλλά στην πραγματικότητα, είναι απλώς κανονικοί άνθρωποι που ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν εργαλεία διαχείρισης έργων, οργανωτικές δεξιότητες και επικοινωνία. δεξιότητες για την επίτευξη στόχων με καλύτερη αποτελεσματικότητα και αυτοπεποίθηση.
Soft Skills Διαχείριση Έργου
Επικοινωνία
Ένας διαχειριστής έργου πρέπει να επικοινωνεί αποτελεσματικά με τους πελάτες, τα μέλη της ομάδας και άλλους ενδιαφερόμενους. Η επικοινωνία είναι απαραίτητη επειδή επιτρέπει στους διαχειριστές έργων να συντονίζουν τα καθήκοντα και τους στόχους μεταξύ των διαφόρων ενδιαφερομένων του έργου. Η επικοινωνία είναι συχνά προφορική, αλλά μπορεί να γίνει μέσω γραπτών καναλιών όπως το email ή το instant messenger. Αυτές οι επικοινωνίες στοχεύουν να μεταφέρουν πληροφορίες, να ανταλλάσσουν ιδέες και να ζητούν σχόλια.
Σε αυτόν τον ρόλο, πρέπει επίσης να επικοινωνείτε με τους πελάτες για να διασφαλίσετε ότι οι προσδοκίες του πελάτη ευθυγραμμίζονται με το αντικείμενο εργασίας του έργου. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας βοηθά τον πελάτη να καταλάβει ότι θα απαιτηθούν συγκεκριμένες δεξιότητες διαχείρισης έργου για την ολοκλήρωση του έργου.
Για να επιδείξει αποτελεσματική ηγεσία, ένας διαχειριστής έργου πρέπει επίσης να έχει την ικανότητα να επικοινωνεί αποτελεσματικά σε ομαδικό περιβάλλον ή όταν απευθύνεται σε ένα μεγάλο κοινό. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό κατά την παρουσίαση μιας ενημέρωσης σχετικά με την κατάσταση του έργου ή τη διάδοση πληροφοριών σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα που επηρεάζει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη που εμπλέκονται στο έργο.
Συνεργασία
Η συνεργασία είναι μια ήπια δεξιότητα διαχείρισης έργου που χρησιμοποιείται για να περιγράψει πόσο καλά συνεργάζεται ένα άτομο με άλλους. Περιλαμβάνει τη συνεργασία με άλλα άτομα σε ένα έργο και απαιτεί επικοινωνία, διαχείριση συγκρούσεων και διαπραγμάτευση.
Τα παρακάτω είναι μερικά παραδείγματα για το πώς ένας διαχειριστής έργου θα επιδείξει το σύνολο δεξιοτήτων ομαδικής συνεργασίας:
- Να είσαι σε θέση να συνεργάζεσαι με άλλους για την επίτευξη ενός κοινού στόχου. Όλα τα μέλη που συμμετέχουν σε ένα έργο πρέπει να δεσμεύονται για την επιτυχία του έργου, ώστε να μπορούν να εργαστούν για την επίτευξή του.
- Να έχετε την ικανότητα να επικοινωνείτε με άλλους ανθρώπους με τρόπο που θα τους κάνει να μιλούν άνετα μαζί σας και να είναι πρόθυμοι να μοιραστούν πληροφορίες.
- Γνωρίζοντας πώς να εργάζεστε καλά σε μια ομάδα ακόμα και όταν υπάρχουν διαφορές μεταξύ των μελών της ομάδας, όπως ηλικία, φύλο, φυλή και θρησκεία.
- Η ικανότητα επίλυσης συγκρούσεων μεταξύ των μελών της ομάδας ή μεταξύ της ομάδας και άλλων ατόμων εκτός της ομάδας είναι ένα παράδειγμα επίλυσης συγκρούσεων και είναι ένα σημαντικό χαρακτηριστικό ενός σπουδαίου διαχειριστή έργου.
- Ένα παράδειγμα δεξιοτήτων ομαδικής εργασίας είναι η επίδειξη της ικανότητας αποτελεσματικής διαπραγμάτευσης με άλλα άτομα που εμπλέκονται εντός ή εκτός του έργου.
Επίλυση προβλήματος
Η επίλυση προβλημάτων είναι μια μαλακή δεξιότητα που απαιτεί από εσάς να επιλύσετε ζητήματα στο έργο σας. Ως διαχειριστής έργου, θα είστε αυτός που θα εντοπίσει προβλήματα και στη συνέχεια θα επινοήσει λύσεις για την αντιμετώπιση αυτών των προβλημάτων.
Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι επίλυσης προβλημάτων – η προληπτική και η αντιδραστική:
- Η προληπτική επίλυση προβλημάτων περιλαμβάνει τη λήψη μέτρων πριν προκύψει ένα πρόβλημα για να αποφευχθεί καθόλου η εμφάνιση του.
- Η αντιδραστική επίλυση προβλημάτων είναι όταν επιλύετε ένα πρόβλημα αφού έχει αναγνωριστεί ως πρόβλημα.
Το σύνολο δεξιοτήτων επίλυσης προβλημάτων περιλαμβάνει τις ακόλουθες μαλακές δεξιότητες:
- Δημιουργικότητα
- Προσδιορισμός και ανάλυση προβλημάτων
- Ορισμός του προβλήματος
- Σχεδιασμός & οργάνωση
- Παρακολούθηση και έλεγχος
- Λήψη αποφάσεων & ιεράρχηση προτεραιοτήτων
- Ανάθεση και κίνητρο
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προσεγγίσετε προβλήματα ώστε να μην προκαλέσουν την αποτυχία των έργων σας:
Συλλέξτε πληροφορίες για τυχόν πιθανά ζητήματα προτού αποφασίσετε πώς να επιλύσετε το πρόβλημα. Βεβαιωθείτε ότι συλλέγετε οποιεσδήποτε σχετικές πληροφορίες για το πρόβλημα. Αυτό θα σας βοηθήσει να καταλάβετε πόσο σοβαρό είναι το ζήτημα και πόσο χρόνο και χρήμα θα χρειαστείτε για την επίλυσή του.
Διαχείριση χρόνου
Η διαχείριση χρόνου είναι μια ήπια δεξιότητα διαχείρισης έργου που περιγράφει πόσο καλά ένας διαχειριστής έργου μπορεί να προγραμματίσει και να ιεραρχήσει τον χρόνο του. Ένας καλός διαχειριστής χρόνου ξέρει τι να κάνει και το κάνει αντί να είναι απασχολημένος χωρίς πραγματικά αποτελέσματα.
Το να μπορείς να διαχειρίζεσαι χρόνο και να διαχειρίζεσαι ένα έργο είναι δύο διαφορετικά πράγματα. Ένας διαχειριστής έργου πρέπει να έχει πολλές άλλες δεξιότητες, όπως επικοινωνία, ανάθεση, αναφορά και πολλά άλλα.
Οι εργασίες προγραμματισμού έργων συχνά ιεραρχούνται βάσει προθεσμιών και σημασίας, αλλά αυτό δεν αρκεί για αποτελεσματική διαχείριση χρόνου. Ο χρόνος διαχειρίζεται επίσης με τον εντοπισμό και την εξάλειψη των άχρηστων δραστηριοτήτων, την ανάθεση εργασιών σε άλλους, τον προγραμματισμό για απρόβλεπτα και τη χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας.
Η διαχείριση χρόνου είναι ζωτικής σημασίας σε κάθε ρόλο, επειδή επιτρέπει στους διαχειριστές έργων να επικεντρωθούν στα πιο σημαντικά παραδοτέα και να βεβαιωθούν ότι είναι σε καλό δρόμο για να ολοκληρώσουν εντός της προθεσμίας. Τους βοηθά επίσης να εστιάσουν την επικοινωνία τους για να κάνουν τα πράγματα στην ώρα τους.
Το σύνολο δεξιοτήτων διαχείρισης χρόνου περιλαμβάνει επίσης τις ικανότητες:
- Αναπτύξτε και διατηρήστε ένα χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση των εργασιών.
- Διαχείριση διακοπών.
- Δώστε προτεραιότητα και οργανώστε εργασίες και παραμείνετε συγκεντρωμένοι στις προτεραιότητες.
- Χρησιμοποιήστε το χρόνο αποτελεσματικά.
- Εργαστείτε υπό πίεση χωρίς να θυσιάσετε την ποιότητα.
- Διατηρήστε ψυχραιμία, αυτοπεποίθηση και αισιοδοξία ακόμα και σε στρεσογόνες καταστάσεις.
- Να είστε ακριβείς και αξιόπιστοι.
Ηγεσία και κίνητρο
Οι διαχειριστές έργων πρέπει να εμπνεύσουν και να παρακινήσουν μια ομάδα ανθρώπων από διαφορετικά υπόβαθρα και ενδιαφέροντα, διασφαλίζοντας ότι όλοι θα συνεργαστούν για τον ίδιο στόχο. Για να γίνει αυτό, ο διαχειριστής έργου θα πρέπει να είναι σε θέση να κατανοεί τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία της ομάδας του, καθώς και να μπορεί να επικοινωνεί με τρόπους που είναι κατάλληλοι για κάθε συγκεκριμένο μέλος της ομάδας.
Οι διαχειριστές έργων πρέπει επίσης να δίνουν το παράδειγμα, να θέτουν καθήκοντα και στόχους για τα μέλη της ομάδας τους, να ελέγχουν ότι η εργασία έχει γίνει σύμφωνα με το σχέδιο και να παρέχουν θετική ανατροφοδότηση όπου αυτό οφείλεται.
Ηγετικες ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ
Ο ρόλος ενός διαχειριστή έργου απαιτεί έναν ορισμένο αριθμό ηγετικών δεξιοτήτων για να παρακινήσει την ομάδα του, δείχνοντάς τους την αξία του στο ευρύτερο πλαίσιο της εταιρείας. Η πιο σημαντική πτυχή, σε αυτήν την περίπτωση, είναι η δυνατότητα παρουσίασης ενός σαφούς οράματος για το τι σκοπεύει να επιτύχει το έργο. Αυτό πρέπει να κοινοποιείται αποτελεσματικά, έτσι ώστε κάθε μέλος της ομάδας να το κατανοεί και επομένως να μπορεί να συμβάλει στην επίτευξή του.
Κίνητρο
Πώς παρακινείτε τους ανθρώπους; Δώστε τους σαφείς προσδοκίες για το τι περιμένετε από αυτούς. Βεβαιωθείτε ότι κατανοούν τον ρόλο τους στο έργο. Προσφέρετε κίνητρα όταν είναι απαραίτητο και επαινέστε τα για μια καλή δουλειά.
Συναισθηματική νοημοσύνη και ψυχραιμία
Η συναισθηματική νοημοσύνη ή το EQ και η ψυχραιμία είναι δύο ήπιες δεξιότητες διαχείρισης έργου που μπορούν να σας βοηθήσουν να οδηγήσετε την ομάδα του έργου σας πιο αποτελεσματικά.
Τι είναι η Συναισθηματική Νοημοσύνη;
Η συναισθηματική νοημοσύνη (ΣΝ) είναι η ικανότητα αναγνώρισης, αξιολόγησης και ελέγχου των συναισθημάτων του εαυτού μας, των άλλων και των ομάδων. Τα άτομα που έχουν υψηλό EI μπορούν να αναγνωρίσουν τα δικά τους συναισθήματα και αυτά των άλλων. είναι επίσης ικανοί να ελέγχουν τα συναισθήματά τους και να αναγνωρίζουν τα συναισθήματα των ανθρώπων γύρω τους.
Η συναισθηματική νοημοσύνη σχετίζεται στενά με την ενσυναίσθηση, την ικανότητα να κατανοούμε τις προοπτικές των άλλων και να αισθανόμαστε μαζί τους σε δύσκολες στιγμές. Σχετίζεται επίσης στενά με τις κοινωνικές δεξιότητες: κάποιος με υψηλό EI είναι ικανός στο να χτίζει σχέσεις με άλλα άτομα (περισσότερα για αυτό αργότερα). Και τα τρία αυτά στοιχεία συνεργάζονται με τη συναισθηματική νοημοσύνη: η σχέση με άτομα με τα οποία συνεργάζεστε τους κάνει πιο πιθανό να σας εμπιστευτούν και σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ισχυρές εργασιακές σχέσεις.
Η συναισθηματική νοημοσύνη έχει πολλά θετικά οφέλη για τις επιχειρήσεις, όπως το να επηρεάζει θετικά την ομαδική εργασία και να μειώνει τα ποσοστά τζίρου. Οι διευθυντές υψηλού EI τείνουν να έχουν καλύτερες εργασιακές σχέσεις.
ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ
Η ομαδική εργασία είναι μια ήπια δεξιότητα διαχείρισης έργου που αποτελεί επίσης μέρος της Διαδικασίας Σχεδιασμού Έργου. Κάθε μέλος της ομάδας έργου έχει όλες τις δεξιότητες που απαιτούνται για να πετύχει μόνο του. Ωστόσο, όταν εργάζονται μαζί, πρέπει να ξεπεράσουν τις προκλήσεις του συνδυασμού των ατομικών προσπαθειών σε μια ομαδική προσπάθεια.
Οι εργασίες γίνονται πιο δύσκολες για να ολοκληρωθούν μεμονωμένα παρά όταν εργάζεστε ως ομάδα. Η ομάδα γίνεται ισχυρότερη συνδυάζοντας μεμονωμένα ταλέντα και δεξιότητες και δουλεύοντας προς κοινούς στόχους.
Ο διαχειριστής έργου πρέπει να ενθαρρύνει την ομαδική εργασία, ενώ χρησιμοποιεί όλες τις δεξιότητες για να εξασφαλίσει την επιτυχία του έργου.
συμπέρασμα
Συνοπτικά, οι soft skills είναι εξίσου σημαντικές για τους PM με τις τεχνικές δεξιότητες και τις δεξιότητες διαχείρισης έργου.
Ενώ ορισμένες από αυτές τις μαλακές δεξιότητες μπορεί να είναι πιο εύκολο να αναπτυχθούν από άλλες, είναι σημαντικό να αναγνωρίσουμε ότι παίζουν ζωτικό ρόλο στην επιτυχία του έργου. Εάν θέλετε τα έργα σας να είναι επιτυχημένα και η ομάδα σας χαρούμενη και παρακινημένη, καταβάλετε κάποια προσπάθεια για να αναπτύξετε αυτές τις δεξιότητες μέσα σας. Αυτό όχι μόνο θα σας κάνει καλύτερο PM, αλλά θα διασφαλίσει ότι θα λάβετε τα αποτελέσματα που χρειάζεστε από την ομάδα του έργου σας.
Επόμενο
Επιστροφή στο Blog
